Office Manager

24-32 uur p/w, indeling in overleg

Voor een gedreven duizendpoot!
Ben jij een organisatorisch talent en kun je goed multitasken? Heb je een afgeronde mbo-opleiding en interesse om in de financiële en vastgoedwereld te gaan werken? Zoek dan niet verder, want bij ons zit je op de juiste plek. Als Office Manager werk je als een spin in het web en is elke dag anders. Zo ben je het ene moment bezig met het versturen van relatiegeschenken en werk je daarna onze website bij met actuele fondsinformatie. Je werktijden kunnen in overleg en flexibel worden ingedeeld.

Bij Sheldon Invest werk je in een professioneel team (12 medewerkers) met een informele sfeer, middenin het bruisende Amsterdam. We hebben meer dan 15 jaar ervaring in de financiële markt en beschikken over de benodigde vergunning van de AFM. Bij ons word je uitgedaagd om de beste versie van jezelf te worden. Kom je kennismaken? De koffie staat klaar.

Wie zijn wij?

Sheldon Invest bestaat 15 jaar, maar heeft haar jeugdige spirit weten te behouden. Onze bedrijfscultuur draait om toewijding, volharding en het leveren van topprestaties in een dynamische omgeving. Daarbij vieren we de welverdiende successen. We zijn een platte organisatie met een team van 12 jonge enthousiaste professionals. Gevestigd aan de Herengracht bieden we een high end-werkomgeving die je vanzelf zal inspireren, mede door het uitdagende werk en je betrokken collega’s.

Wat doen wij?

Sheldon Invest is broker en werkt voor beleggingsfondsen die kapitaal willen aantrekken bij Nederlandse investeerders. Ons bedrijf is een ‘financial boutique’ en is verantwoordelijk voor omvangrijke emissies. Het aanbod van deze beleggingsfondsen varieert in risico, zekerheid, rendement, looptijd en minimale deelnamesom. Voor grootvermogende en professionele investeerders zijn fondsen beschikbaar met een toetredingsdrempel vanaf € 100.000. Fondsen gericht op particuliere investeerders hebben een drempel van € 20.000.

Waar staan wij voor?

Het aanbieden van hoogwaardige beleggingsfondsen met een evenwichtige risico-winstverhouding. Daarbij mogen investeerders excellente service en dienstverlening verwachten. ‘Word de beste versie van jezelf’ is waar wij intern voor staan. Dit creëert een cultuur van ambitie, samenwerking, betrokkenheid en respect.

Wat doen wij voor ‘fun’?

Wie hard werkt en successen boekt, mag daarvan genieten. Dan doen we dan ook geregeld met ons hele team. Dit kan een borrel na het werk zijn, maar we zijn ook gek op lange lunches of dineren tot in de late uurtjes. Wat staat er momenteel op ons verlanglijstje? Een echt survivalweekend in de Ardennen, suppen door de grachten en een Krav Maga-workshop (wie durft!). Vorig jaar hebben wij, als blijk van waardering voor ons team, 4 onvergetelijke dagen op Ibiza doorgebracht.

Wat doe je als Office Manager?

Als Office Manager heb je een ondersteunende rol in ons bedrijf. Je werkt voor de brokers en het management en zorgt ervoor dat alles op het kantoor op rolletjes loopt. Terwijl anderen zich richten op klantcontact, zorg jij ervoor dat alles achter de schermen perfect verloopt. Je bewaakt deadlines, zorgt dat documenten foutloos hun bestemming bereiken en bent de betrouwbare schakel tussen iedereen. Je werkplezier haal je uit het zien draaien van een goed geoliede machine die jij hebt helpen bouwen. Want hoewel je niet in de spotlights staat, weten je collega's: zonder een sterke Office Manager is er geen succesvol bedrijf.

Thuiswerken?

Helaas past ‘thuiswerken’ niet bij deze functie, enkele uitzonderingen daargelaten natuurlijk. Wij geloven in de gezamenlijke kantoor- en werkbeleving. Als we bij elkaar zijn, creëren we een sterker groepsgevoel en zijn de lijnen kort.

Wat zijn jouw belangrijkste taken?

Dagelijkse post- en e-mailverzendingen.
Kantoorbestellingen uitvoeren.
Agendabeheer, afspraken coördineren en zalen boeken.
Vernietigen documenten.
Voorraden stationary bijhouden/bestellen.
Relatiegeschenken versturen.
Mailboxen bijhouden.
Exact-boekhouding inscannen.
Bijhouden van ons CRM-systeem.
Bijhouden van de backofficeagenda.
On- en offboarding personeel.
Websites updaten.
Nieuwsbrieven samenstellen en verzenden middels Spotler.
Responsverwerking.
1e telefonisch aanspreekpunt.
Ondersteunen organiseren bijeenkomsten.
Apparatuur kantoor onderhouden (printers, scanner, koelkast, vaatwasser, koffiemachine)
Ondersteunen bij projecten.
Planten verzorgen. 😉

Wat zijn de functie-eisen?

Je hebt minimaal een mbo-diploma en 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie. Het liefst bij een financiële instelling, maar dat is geen must. Je bent bekend met software van Microsoft en kunt hier uitstekend mee werken. Ook kan je met kunstmatige intelligentie problemen oplossen (of je wilt het graag leren). Een proactieve en gestructureerde werkstijl zit verankerd in je DNA.

Wat bieden wij jou?

Een baan voor 24-32 uur p/w, indeling in overleg.
Een leuke en veilige werkplek bij ons op de prachtige Herengracht.
Desgewenst kun je meerdere opleidingen volgen om jezelf verder te ontwikkelen.
Behulpzame en geïnteresseerde collega’s.
Goed salaris en prima arbeidsvoorwaarden.
30 vakantiedagen per jaar (op basis van fulltime).
Onvergetelijke borrels en hilarische events.

Wat verdient een Office Manager?

Wij kennen 2 salarisniveaus voor deze functie die afhankelijk zijn van de volgende factoren: leeftijd, opleiding(en), werkervaring, persoonlijke ontwikkeling, werkorganisatie, behaalde resultaten en dienstjaren. Op deze niveaus is een salarisschaal van toepassing waarin staat wat je kunt gaan verdienen.

Niveau Medior:
€ 35.680 - € 45.920 bruto per jaar
Niveau Senior:
€ 45.920 - € 52.808 bruto per jaar

Wil je weten welk salaris in jouw situatie van toepassing is? Bel of mail ons voor een afspraak.

Wat kun je verwachten?

Gedurende twee maanden word je ingewerkt als Office Manager. Je zult in deze periode veel kennis opdoen. De volgende vier onderdelen staan hierbij centraal:

Onze bedrijven, fondsen en organisatiestructuur.
Werken met Scibu CRM.
Interne processen en procedures.
Module: compliance.

Bij elk onderdeel helpen wij je om de stof goed te leren beheersen. Het is de bedoeling dat je zelfverzekerd en met een goed gevoel je werk kunt gaan uitvoeren. Het inwerken zal worden afgewisseld met het uitvoeren van je werkzaamheden als Office Manager.

Externe opleidingen

Goede kennis van zaken geeft je zelfvertrouwen en slagkracht in je dagelijkse werk. Daarom vinden wij het belangrijk dat je goed opgeleid bent en blijft. Om deze reden bieden wij het onderstaande programma met opleidingen aan:

Opleiding Office Management: deze brede opleiding behandelt essentiële vaardigheden zoals secretariaatspraktijk, zakelijke correspondentie, office software en basiskennis management. Dit vormt een solide basis voor een Office Manager in onze sector.

Cursus Financiën voor Office Managers: deze specifieke training richt zich op financiële aspecten die relevant zijn voor onze branche, waardoor je ons beter kunt ondersteunen bij financiële processen.

Training Projectmanagement voor Office Managers: deze opleiding helpt je om complexe projecten binnen onze organisatie efficiënt te plannen en uit te voeren.

Cursus Zakelijk Nederlands en Correspondentie: deze training verbetert de communicatievaardigheden van de Office Manager, wat cruciaal is voor professionele interacties met onze cliënten en partners in de financiële sector.

Aan de opleidingen worden verschillende voorwaarden verbonden.

Solliciteren als Office Manager?

Ben je geïnteresseerd en wil je solliciteren? Dan kun je hieronder je gegevens achterlaten en je cv uploaden. Je kunt zelf ook alvast een datum voorstellen voor een afspraak via Teams of in persoon. We kijken uit naar je reactie.